Аудит и цифровые технологии

Общеизвестно, что нет качественных итогов любой работы, будь это сфера управленческих решений, бизнес независимо от его направления без организации регулирования производственных и управленческих процессов через оценку их эффективности. Такая оценка может основываться только на объективных данных, полученных как непосредственно в процессе их реализации, так и при последующем контроле. Контроль может быть внешним – это внешний аудит, или внутренним – подразумевающим построение процедур, позволяющих на любом этапе работы получать сведения как об объекте проверки, так и о работниках, отвечающих за их соблюдение.

Процесс организации и проведения аудита весьма сложен в силу своей многомерности и глубины. Сама организация любых работ, требует регламентации или управленческих решений. Наиболее оптимальные решения, гарантирующие соблюдение интересов всех участников производственных процессов и их результатов, фиксируются в нормативно-правовых актах (законы, постановления, решения, регламенты, инструкции и пр.). Как внешний аудит, так и внутренний основывается именно на этой платформе нормативно-правовых актов (далее ­- НПА). Учитывая громадный объем сложившейся базы НПА, провести полноценную проверку любой сферы деятельности на предмет соответствия ее действующим НПА весьма затруднительно, если не невозможно. Поэтому на практике ревизоры ограничиваются стандартным перечнем типовых нарушений, уделяя при проведении аудита основное внимание именно этим вопросам, оставляя зачастую скрытые от их внимания проблемы, возникшие в результате умышленных или неумышленных действий проверяемых субъектов. Время диктует необходимость перехода и этой сферы деятельности на цифровые технологии. Благодаря им можно добиться резкого повышения эффективности организации аудиторской и контрольно-ревизионной работы в любой отрасли и организации, даже самой маленькой. В перспективе можно добиться такого уровня организации автоматизированной проверки всех направлений управленческой и производственной работы, которая позволит практически без многодневной изнурительной работы ревизора или проверяющего с горами бумажных документов, обнаруживать нарушения или отклонения от установленных правил на любом объекте, в любое время с формулированием вариантов решений, для их выбора уполномоченным лицом.

Наша Компания разработала программный продукт, позволяющий не только облегчить труд проверяющего, но и выявить те узловые моменты и формулировки в нормативных актах, которые приводят к возникновению нарушений и, соответственно, послужить основанием для их уточнения или пересмотра.

Созданная информационная система существенно отличается от большинства аналогов. Благодаря применяемым алгоритмам обработки текстовой информации, качественно меняется информационная основа внутреннего аудита организации. Программа обеспечивает системный анализ данных о проведенных  проверках, включая данные внешнего аудита, что может лечь в основу принятия соответствующих управленческих решений.

Автоматизированное формирование акта проведенного аудита является одним из основных достоинств созданной системы. В нем содержится наиболее полная информация о выявленных нарушениях, что позволяет на его основе создавать все связанные с проверкой документы аудита.

Для специалистов, занимающихся проблемами организации контрольно-ревизионной работы, очевидно, что в современных условиях без автоматизированного формирования акта нельзя создать эффективную информационную систему аудита.

Проверяющему Комплекс предлагает систему сведений из архивов реальных нарушений, зафиксированных за последние несколько лет, предлагающую уже сформулированные и апробированные формулировки подобных нарушений.

Программный Комплекс позволяет обеспечить автоматизацию полного цикла аудита: от планирования до формирования отчетности. Все документы аудита создаются в автоматизированном контуре. Не возникает необходимости повторно вводить показатели из документов, подготовленных в текстовом редакторе или в электронной таблице. Для системы не имеет значения, какие   процедуры проверяются: финансовые, кадровые, бухгалтерские или любые другие по профилю организации. Так же не имеет значения, автоматизированы эти процедуры в организации или еще нет. Важно лишь то, чтобы имелись документы, описывающие порядок выполнения проверяемой процедуры. Очевидно, что такие документы при проверке всегда есть.

Внутренний аудит в нашей системе циклически повторяющийся процесс, при котором введенная информация  используется многократно. Можно сказать, что обеспечено автоматизированное накопление и использование материалов, созданных ревизорами и иными проверяющими в прошлом (включая материалы специалистов внешних проверяющих организаций).

Комплекс позволяет на любом этапе проверки использовать информацию, полученную на предыдущих этапах. Например, при планировании проверки – отчеты и аналитические формы, при формировании отчетности – сведения о проведенных проверках, при проведении проверки - план проверки и отчетность и т.д. От специалиста, проводящего проверку с использованием возможностей Комплекса, требуется лишь вводить не повторяющую прежние сведения информацию: регистрационные данные проверенных документов, количественные характеристики или значения из справочников и пр.

Комплекс уже сейчас содержит предзаполненный справочник и архив нарушений, сформированный на основе реальных проверок.

Формирование отчетности и анализ результатов аудита

Как говорилось выше, одной из основных задач внутреннего аудита является возможность предупреждения нарушений.  На практике ревизоры или аудиторы могут предоставить руководству проверяемых организаций  возможность использования  удобного инструмента для анализа выявленных и зафиксированных нарушений для принятия управленческих решений по устранению типовых причин их возникновения. Аналитическая подсистема Комплекса позволяет не только отбирать объекты, где требуется профилактика нарушений, но и строить отчеты с использованием различных комбинаций значений показателей, в числе которых такие как:

1. процессы, процедуры, операции;
2. виды нарушений;
3. положения НПА;
4. первичные документы, регистры учета, договоры, контракты, другие  документы и их показатели;
5. объекты деятельности, персонал;
6. проверяемые и проверяющие организации, периоды проверки, проверяемых объектов.   

Преимуществом работы в Подсистеме является то, что не возникает сложностей с формированием запроса, потому что система предлагает выбор из уже готовых вариантов. Не нужно вводить какую либо формулировку, достаточно воспользоваться возможностью выбрать ее из предложенного списка.

При анализе результатов аудита можно дополнительно воспользоваться графическими возможностями Комплекса. Графики позволяют наглядно представить визуально отображенные закономерности в количественных характеристиках видов нарушений, подготовить соответствующие материалы для принятия управленческих решений руководством.

Пользователи Комплекса могут настраивать   аналитический блок под свои потребности. Прежде всего, это связано с возможной спецификой деятельности организации и наличию соответствующих объектов и понятий (например, в области медицины, образования, производства и т.д.). Кроме того, может потребоваться анализ в разрезе объектов или понятий, которые раньше не считались существенными.

Такая настройка осуществляется простым вводом объектов в справочный блок информационной системы.

Комплекс предлагает широкие возможности для анализа новых редакций нормативных документов с учетом накопленных формулировок нарушений. Этот инструмент позволяет автоматизировано сравнивать положения НПА в различных редакциях, оценивать влияние изменений на актуальность формулировок нарушений, создавать новые формулировки возможных нарушений, вероятность которых появляется при вводе новых положений или их изменении в очередных редакциях НПА.

Созданный Комплекс автоматизации аудиторской деятельности реально способен освободить от рутины работы ревизоров и аудиторов, но при этом дает возможность использовать весь накопленный ранее опыт проверок, моментальный и удобный способ обратиться к архиву данных и к существующей обновляемой нормативно-правовой базе в любой точке страны, не привязываясь к громадному количеству справочников, предыдущих актов и отчетов.

Заместитель генерального директора ООО «НВА-Центр»,

Дмитрий  Костиков